Trong hoạt động đấu thầu, bên cạnh các quy trình, thủ tục đã được chuẩn hóa, không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh ngoài dự kiến như sai sót trong hồ sơ mời thầu từ sai lệch về số lượng, đơn giá, sự thay đổi của thị trường cho đến các tình huống xảy ra trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu; sự khác biệt trong cách hiểu hồ sơ dự thầu hay những yếu tố khách quan ảnh hưởng đến quá trình lựa chọn nhà thầu. Những tình huống này đòi hỏi một cơ chế phản ứng nhanh, xử lý kịp thời nhưng phải tuyệt đối tuân thủ và đúng quy định của luật định hiện hành; nếu không xử lý kịp thời thì có thể dẫn đến hệ quả nghiêm trọng như làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, phát sinh tranh chấp hoặc gây thất thoát, lãng phí nguồn vốn.

  Do vậy, xử lý tình huống trong đấu thầu không chỉ là một chương mục kỹ thuật trong văn bản quy phạm pháp luật, mà còn là công cụ quan trọng đảm bảo tính liên tục, công bằng, hiệu quả kinh tế và quyền lợi của các bên tham gia trong đấu thầu.

   Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 với các quy định về xử lý tình huống đã được chuẩn hóa, trao quyền chủ động cho người có thẩm quyền và chủ đầu tư, đồng thời gắn liền với trách nhiệm giải trình. Việc xử lý tình huống dựa trên nền tảng sự minh bạch, công bằng, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia; và không được phép để lách luật hay làm sai lệch kết quả. Nhận diện đúng bản chất và quy trình xử lý tình huống không chỉ giúp tháo gỡ những điểm nghẽn, khó khăn về mặt thủ tục, mà còn thể hiện năng lực quản trị chuyên nghiệp, sự quyết đoán trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

1. Xử lý tình huống trong hoạt động đấu thầu

   Xử lý tình huống trong đấu thầu cho phép người có thẩm quyền và chủ đầu tư đưa ra các quyết định để giải quyết những vấn đề phát sinh chưa được quy định cụ thể, rõ ràng trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các nội dung khác của quá trình đấu thầu.

   Theo quy định tại Điều 88 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, việc xử lý tình huống là quyền hạn đồng thời là trách nhiệm của người ra quyết định trước pháp luật. Điều này cho thấy tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của người ra quyết định và giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các giai đoạn trong quá trình hoạt động đấu thầu, tránh lảng phí, thất thoát, tiết kiệm và tối ưu hóa sử dụng nguồn vốn.

   Phạm vi áp dụng xử lý tình huống xảy ra rất nhiều ở các giai đoạn khác nhau. Các tình huống có thể phát sinh và cần xử lý tại các giai đoạn sau:

1.1. Lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

   Các nội dung xử lý:

- Điều chỉnh giá gói thầu, nội dung gói thầu: phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Dự toán gói thầu cao hơn hoặc thấp hơn giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu: điều chỉnh hoặc không điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

1.2. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

   Các nội dung xử lý:

- Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu: sửa đổi hồ sơ mời thầu khi phát hiện các sai sót, các điều kiện gây hạn chế cạnh tranh hoặc nội dung yêu cầu chưa phù hợp với yêu cầu hoạt động, sử dụng, thực tế.

1.3. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

   Các nội dung xử lý:

- Đóng thầu: không có nhà thầu hoặc chỉ có 01 nhà thầu nộp hồ sơ

- Mở thầu: mở thầu ngay hoặc gia hạn thời điểm đóng thầu

1.4. Đánh giá hồ sơ dự thầu và trình kết quả

   Các nội dung xử lý:

- Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giảm giá (nếu có): vượt giá gói thầu, giá thấp khác thường

- Nhà thầu bị sát nhập;

- Thay đổi pháp nhân.

- Giá đề nghị trúng thầu thấp dưới 50% giá gói thầu

- Trường hợp sau khi đánh giá, có nhiều nhà thầu được đánh giá tốt nhất, ngang nhau

1.5. Thương thảo hợp đồng (nếu có)

   Các nội dung xử lý:

- Nhà thầu xếp hạng thứ nhất không tiến hành thương thảo, không ký biên bản thương thảo, thương thảo không thành công;

- Trường hợp các nhà thầu được mời thương thảo hợp đồng nhưng từ chối thương thảo, không ký biên bản thương thảo, thương thảo không thành công

1.6. Hoàn thiện, ký kết, thực hiện hợp đồng

   Các nội dung xử lý:

- Trường hợp nhà thầu trúng thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu trúng thầu không đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính;

- Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, người có thẩm quyền quyết định không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu khi có bằng chứng nhà thầu trúng thầu có hành vi vi phạm quy định tại Điều 16 của Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 hoặc nhà thầu trúng thầu có hành vi vi phạm quy định của pháp luật có liên quan dẫn đến không bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế hoặc làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu;

- Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, người có thẩm quyền quyết định không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu khi có bằng chứng chủ đầu tư, tổ chuyên gia, tổ thẩm định có hành vi quy định tại Điều 16 của Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 hoặc có hành vi vi phạm quy định của pháp luật có liên quan dẫn đến không bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế hoặc làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu mà không do lỗi của nhà thầu trúng thầu;

- Trường hợp một hoặc một số thành viên liên danh vi phạm hợp đồng;

- Trường hợp nhà thầu thực hiện gói thầu vi phạm hợp đồng;

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, trường hợp nhà thầu có đề nghị thay đổi các hàng hóa có phiên bản sản xuất, năm sản xuất mới hơn so với hàng hóa ghi trong hợp đồng.

Cơ chế xử lý tình huống nhằm bảo vệ lợi ích công và hiệu quả hoạt động đấu thầu, tránh gây lãng phí chi phí và làm chậm trễ các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. Việc xử lý tình huống đúng luật không chỉ là giải pháp tình thế mà còn là sự khẳng định năng lực trong công tác tổ chức đấu thầu.

2. Nguyên tắc xử lý tình huống trong đấu thầu

Căn cứ Điều 88 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 xác định rõ “ 5 nguyên tắc” trong toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu.

2.1. Bảo đảm cạnh tranh

- Nguyên tắc cạnh tranh đòi hỏi việc xử lý tình huống phải hướng tới việc tối đa số lượng nhà thầu có khả năng, năng lực tham gia. Người quyết định xử lý tình huống cần ưu tiên các giải pháp mở rộng khả năng tiếp cận nhằm đảm bảo các nhà thầu tham gia có điều kiện cạnh tranh công bằng, minh bạch và độc lập, không bị chi phối bởi xung đột lợi ích hay quan hệ chi phối. Đồng thời, các bên tham gia đấu thầu phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính, qua đó giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra khách quan, lựa chọn được đơn vị có năng lực tốt với chi phí hợp lý nhất.

- Cạnh tranh để giảm giá thành và nâng cao chất lượng công việc, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình, dự án. Do đó, bất kỳ hành vi xử lý tình huống nào mang tính chất chủ quan, ưu ái, lợi ích nhóm, tạo điều kiện cho một nhà thầu cụ thể đều vi phạm nguyên tắc.

2.2. Công bằng

Mọi nhà thầu tham gia đấu thầu phải được đối xử theo cùng một tiêu chí đánh giá đã được phê duyệt trong hồ sơ mời thầu, có cơ hội tiếp cận thông tin xử lý tình huống như nhau để đảm bảo không ai bị bỏ sót, yếu thế trong quá trình lựa chọn.

2.3. Minh bạch

Minh bạch là yêu cầu việc công khai các quyết định xử lý tình huống. Mọi công việc từ xác định tình huống, căn cứ xử lý tình huống đến quyết định và kết quả quả cuối cùng phải được lập biên bản và công khai. Sự minh bạch giúp các nhà thầu không trúng thầu và các cơ quan thẩm quyền, có thể kiểm tra tính đúng đắn từ đó ngăn ngừa các hành vi tiêu cực.

2.4. Hiệu quả kinh tế

  Hiệu quả kinh tế trong xử lý tình huống không đơn thuần là việc chọn mức giá thấp nhất mà là sự tối ưu hóa giữa chi phí, chất lượng và thời gian. Trong nhiều trường hợp, việc cho phép nhà thầu chào lại giá khi giá vượt giá gói thầu mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn nhiều so với việc hủy thầu và đấu thầu lại, vì nó giúp tiết kiệm thời gian tổ chức và đưa các dự án, gói thầu mua sắm, dịch vụ vào phục vụ sớm hơn. Hiệu quả kinh tế còn phải được xét đến trong dài hạn, bao gồm cả chi phí vận hành và bảo trì.

2.5. Trách nhiệm giải trình

  Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 đã trao trách nhiệm cho ngưới có thẩm quyền xử lý tình huống trong đấu thầu. Người có thẩm quyền và chủ đầu tư khi quyết định xử lý tình huống phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực, khách quan, đúng đắn và kết quá của việc xử lý. Do vậy, người ra quyết định phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về căn cứ pháp lý, dữ liệu thực tế, nắm bắt tình hình và ý kiến tư vấn chuyên môn của các tổ chuyên gia, tổ thẩm định trước khi ký ban hành quyết định.

3. Thẩm quyền và vai trò của các tổ chuyên gia, tổ thẩm định trong xử lý tình huống

  Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 phân định rõ ràng thẩm quyền xử lý tình huống nhằm tránh sự chồng chéo và nâng cao tính tự chủ trong công tác đấu thầu.

3.1. Thẩm quyền của Người có thẩm quyền

Đối với lựa chọn nhà đầu tư:

- Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư, kết quả lựa chọn và xử lý các vi phạm pháp luật phát sinh.

- Quyết định xử lý tình huống trong đấu thầu.

Đối với lựa chọn nhà thầu:

- Có ý kiến đối với việc xử lý tình huống trong trường hợp phức tạp theo đề nghị của chủ đầu tư quy định tại điểm a khoản 3 Điều 88 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15;

- Giải quyết kiến nghị, xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu và công việc: Đình chỉ cuộc thầu, không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư, xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; Hủy thầu.

3.2. Thẩm quyền của chủ đầu tư đối với lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư là người quyết định xử lý tình huống trong suốt quá trình lựa chọn nhà thầu. Quyền hạn của chủ đầu tư bao gồm:

- Quyết định các tình huống liên quan đến giá gói thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, đóng thầu, mở thầu và gia hạn nộp hồ sơ;

- Phê duyệt các phương án xử lý khi giá dự thầu vượt giá gói thầu, bao gồm cả việc cho phép chào lại giá hoặc đàm phán trực tiếp;

- Quyết định xử lý các tình huống về năng lực nhà thầu khi có sự thay đổi về tư cách pháp nhân trong quá trình dự thầu;

- Quyết định xử lý đối với các trường hợp nhà thầu không thương thảo hợp đồng (nếu có), không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu trúng thầu không đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính;

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và người có thẩm quyền về tiến độ và chất lượng của gói thầu thông qua các quyết định xử lý này.

Trong những trường hợp phát sinh tình huống phức tạp, chủ đầu tư được quyền quyết định sau khi đã tham khảo và có ý kiến của người có thẩm quyền.

3.3. Vai trò của ý kiến tư vấn trong các trường hợp phức tạp

Vai trò của các tổ chức, cá nhân:

- Tổ chuyên gia: trực tiếp lập và đánh giá hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; trong quá trình lập và đánh giá sẽ phát hiện các tình huống cần xử lý và đề xuất với chủ đầu tư, bên mời thầu các phương án xử lý tình huống trong trường hợp phát sinh tình huống trong đấu thầu.

- Tổ thẩm định: hoạt động độc lập, thực hiện rà soát, thẩm định các phương án xử lý tình huống do tổ chuyên gia đề xuất trước khi trình chủ đầu tư phê duyệt, nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch và đúng quy định.

- Hội đồng giải quyết kiến nghị: trong các trường hợp xử lý tình huống dẫn đến kiến nghị của nhà thầu, hội đồng giải quyết kiến nghị sẽ có ý kiến chuyên môn để làm căn cứ ban hành quyết định giải quyết các kiến nghị của nhà thầu.

4. Cơ sở pháp lý xử lý tình huống trong hoạt động đấu thầu

- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 tại Điều 88.

- Nghị định 214/2025/NĐ-CP tại Điều 140.

Các nội dung xử lý bao gồm:

4.1. Dự toán gói thầu và kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Mọi quyết định xử lý tình huống về giá và nội dung gói thầu đều liên quan đến kế hoạch lựa chọn nhà thầu, các nội dung xử lý tình huống bao gồm:

- Trường hợp dự toán gói thầu được duyệt cao hơn giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng bảo đảm giá trị cao hơn đó không làm vượt tổng mức đầu tư của dự án, dự toán mua sắm thì không phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Trường hợp dự toán gói thầu được duyệt cao hơn giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu và giá trị cao hơn đó làm vượt tổng mức đầu tư của dự án, dự toán mua sắm thì phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu; nếu hình thức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt không còn phù hợp thì phải điều chỉnh hình thức lựa chọn nhà thầu;

- Trường hợp dự toán gói thầu được duyệt thấp hơn giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu mà không làm thay đổi hình thức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt thì không phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Trường hợp cần điều chỉnh hình thức lựa chọn nhà thầu cho phù hợp với giá trị mới của gói thầu theo dự toán được duyệt thì phải tiến hành điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

4.2. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu

Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu là 2 nội dung cơ bản trong hoạt động đấu thầu, nó mang tính ràng buộc chặt chẽ, rõ ràng, minh bạch để mang lại hiệu quả công việc cho chủ đầu tư. Việc xử lý tình huống đối với nội dung này cần phải thận trọng, đúng quy định và mang lại tính hiệu quả cao, các nội dung xử lý tình huống bao gồm:

- Trường hợp tại thời điểm đóng thầu không có nhà thầu tham dự thầu;

- Trường hợp tại thời điểm đóng thầu đối với gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường mà chỉ có 01 nhà thầu nộp hồ sơ;

- Trường hợp giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) của tất cả các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và thuộc danh sách xếp hạng đều vượt giá gói thầu đã duyệt;

- Đối với gói thầu chia phần : Trường hợp có một phần hoặc nhiều phần thuộc gói thầu không có nhà thầu tham dự thầu hoặc không có nhà thầu đáp ứng yêu cầu. Trường hợp một nhà thầu trúng thầu tất cả các phần thì gói thầu có một hợp đồng. Trường hợp nhiều nhà thầu trúng thầu các phần khác nhau;

- Trường hợp hồ sơ dự thầu có giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) thấp khác thường;

- Trường hợp nhà thầu đang trong quá trình tham dự thầu nhưng bị sáp nhập thì nhà thầu sau khi sáp nhập;

- Trường hợp chi nhánh, xí nghiệp, văn phòng đại diện được tách ra khỏi pháp nhân theo quy định của pháp luật về dân sự;

4.3. Thương thảo hợp đồng và Hợp đồng

Hợp đồng là một mắc xích quan trọng và là kết quả của đấu thầu, nó mang tính ràng buộc, trách nhiệm của nhà thầu và chủ đầu tư trong quá trình thực hiện nội dung các công việc giữa 2 bên. Việc xử lý tình huống đối với nội dung này cần phải đúng quy định và mang lại tính hiệu quả kinh tế cao, các nội dung xử lý tình huống bao gồm:

- Trường hợp các nhà thầu được mời thương thảo hợp đồng không tiến hành thương thảo, không ký biên bản thương thảo, thương thảo không thành công;

- Trường hợp nhà thầu trúng thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu trúng thầu không đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính;

- Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, người có thẩm quyền quyết định không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu;

- Trường hợp một hoặc một số thành viên liên danh vi phạm hợp đồng, không còn năng lực để tiếp tục thực hiện hợp đồng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ, chất lượng, hiệu quả của gói thầu;

- Trường hợp nhà thầu thực hiện gói thầu vi phạm hợp đồng, không còn năng lực để tiếp tục thực hiện hợp đồng;

- Trong quá trình nhà thầu thực hiện hợp đồng, trường hợp nhân sự của nhà thầu (ký kết hợp đồng lao động với nhà thầu tại thời điểm nhân sự thực hiện hành vi vi phạm) bị Tòa án kết án có hành vi vi phạm quy định về đấu thầu;

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, trường hợp nhà thầu có đề nghị thay đổi các hàng hóa có phiên bản sản xuất, năm sản xuất mới hơn so với hàng hóa ghi trong hợp đồng.

4.4. Giá đề nghị trúng thầu

Giá đề nghị trúng thầu trong xử lý tình huống là điều kiện để chủ đầu tư xem xét, đánh giá các yếu tố kinh tế liên quan đến thi công, quy trình sản xuất, nguồn gốc hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đồng thời xem xét xử lý ưu tiên cho việc lựa chọn nhà thầu trúng thầu.

5. Trách nhiệm giải trình khi xử lý tình huống

Người có thẩm quyền và chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định xử lý tình huống của mình. Việc xử lý tình huống với kết quả tránh lãng phí, thất thoát tài sản nhà nước.

Để đảm bảo việc xử lý tình huống thực hiện theo đúng “5 nguyên tắc”, Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 tại Điều 16 quy định các hành vi bị cấm trong hoạt động đấu thầu sau:

- Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để gây ảnh hưởng, can thiệp trái pháp luật: lợi dụng chức vụ để ép buộc chủ đầu tư xử lý tình huống theo hướng có lợi cho một nhà thầu cụ thể.

- Thông thầu: dàn xếp, thỏa thuận, ép buộc để tạo cơ hội cho một nhà thầu trúng thầu hoặc từ chối cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhằm hạn chế cạnh tranh để một nhà thầu trúng thầu.

- Gian lận: Làm giả hoặc làm sai lệch thông tin, hồ sơ, tài liệu trong đấu thầu, tiết lộ các tài liệu, thông tin về các nội dung xử lý tình huống đang trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Để quản lý các rủi ro có thể xảy ra tốt nhất, chủ đầu tư phải xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ:

- Văn bản chứng cứ: mọi cuộc họp thảo luận về xử lý tình huống phải có biên bản chi tiết, ghi rõ ý kiến của từng thành viên tổ chuyên gia và tổ thẩm định.

- Lắng nghe ý kiến của Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định: không nên bỏ qua các nội dung, ý kiến của các tổ này.

- Sử dụng đơn vị tư vấn độc lập (nếu có): một số trường hợp nhạy cảm về giá hoặc kỹ thuật, việc thuê đơn vị tư vấn độc lập để thẩm tra phương án xử lý là giải pháp an toàn.

- Cập nhật các văn bản: luôn luôn cập nhật, bổ sung và điều chỉnh phù hợp với các quy định được ban hành.

Kết luận

Xử lý tình huống trong đấu thầu là sự kết hợp giữa tính nghiêm minh của pháp luật và sự linh hoạt của quản trị. Những quy định chi tiết của Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, Nghị định 214/2025/NĐ-CP tạo điều kiện và hành lang pháp lý an toàn cho chủ đầu tư, người thẩm quyền đưa ra những quyết định xử lý kịp thời để bảo vệ tiến độ và chất lượng dự án, gói thầu mua sắm, dịch vụ.

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển đa dạng và phức tạp, việc đưa ra quyết định xử lý tình huống đúng đắn đòi hỏi các cấp quản lý, Chủ đầu tư, Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định phải thật nhạy bén, tư duy phân tích rủi ro và tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực thi theo pháp luật. Một quyết định xử lý tình huống đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Chủ đầu tư, cộng đồng và cả xã hội, đồng thời mang tính nhân văn trong hệ thống quản lý nhà nước hiện nay.

Phòng Vật tư, thiết bị y tế