1. Biên bản thương thảo hợp đồng là gì.

Hiện tại, Luật Đấu thầu, Nghị định hướng dẫn Luật Đấu thầu quy định về nội dung thương thảo hợp đồng (nếu có) là nội dung không bắt buộc trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Tuy nhiên, Chủ đầu tư chọn áp dụng thương thảo hợp đồng; nội dung thương thảo hợp đồng được quy định tại Điều 45 của Nghị định số 214/NĐ-CP ngày 04/8/2025 của Chính phủ.

Biễu mẫu biên bản thương thảo hợp đồng được quy định tại Phụ lục 4A, 4B Thông tư số 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 của Bộ Tài chính.

2. Hợp đồng

Hiện nay, theo quy định Luật Đấu thầu, Nghị định, Thông tư, hợp đồng hiện đang thực hiện gồm có: hợp đồng điện tử, hợp đồng trực tiếp (tham khảo nội dung quy định tại các mẫu Thư chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng của các E-HSMT).

Đối với hợp đồng điện tử đã có mẫu quy định tại các mẫu E-HSMT thuộc Thông tư số 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 của Bộ Tài chính.

Đối với hợp đồng trực tiếp, các đơn vị đang vận dụng hợp đồng điện tử để biên soạn lại cho phù hợp với nhu cầu thực hiện tại của đơn vị.

3. Biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định/giải thích về khái niệm biên bản hoàn thiện hợp đồng. Tuy nhiên, có thể hiểu về văn bản này là: Biên bản hoàn thiện hợp đồng là một văn bản pháp lý được lập ra sau khi chủ đầu tư với nhà thầu đã hoàn tất quá trình thương thảo (nếu có) và thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Văn bản này ghi nhận một cách chính thức các nội dung đã thỏa thuận, đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với những điều khoản đó trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.

Biên bản hoàn thiện hợp đồng có thể được hiểu là:

- Xác nhận sự thống nhất: Biên bản hoàn thiện hợp đồng chứng minh rằng các bên đã đạt được sự đồng thuận về tất cả các điều khoản của hợp đồng.

- Tránh tranh chấp: Việc ghi rõ ràng các nội dung trong biên bản hoàn thiện hợp đồng giúp giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Cơ sở pháp lý: Biên bản hoàn thiện hợp đồng có thể được sử dụng làm bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

- Chuẩn bị cho việc ký kết: Biên bản hoàn thiện hợp đồng là bước đệm quan trọng trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.

4. Biên bản hoàn thiện hợp đồng có bắt buộc không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 65 Luật Đấu thầu 2023, quy định về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu như sau:

Điều 65. Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

1. Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm các tài liệu sau đây:

a) Văn bản hợp đồng

b) Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);

c) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

a) Biên bản hoàn thiện hợp đồng;

b) Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có);

c) Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể;

d) Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn;

đ) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;

e) Tài liệu khác có liên quan.

Do vậy, theo quy định tại khoản 2 Điều 65 Luật Đấu thầu 2023, biên bản hoàn thiện hợp đồng là một trong những tài liệu không bắt buộc. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của gói thầu cụ thể mà quyết định việc có cần đưa biên bản hoàn thiện hợp đồng vào hồ sơ hợp đồng hay không.

5. Biên bản thương thảo hợp đồng thực hiện lúc nào?

Căn cứ quy định tại Điều 24 Nghị định số 214/NĐ-CP quy định quy trình chi tiết phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ như sau:

Điều 24.Quy trình chi tiết

1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

a) Lựa chọn danh sách ngắn (nếu cần thiết);

b) Lập hồ sơ mời thầu;

c) Thẩm định (nếu có) và phê duyệt hồ sơ mời thầu.

2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

a) Mời thầu;

b) Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu;

c) Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu;

d) Mở thầu.

3. Đánh giá hồ sơ dự thầu và trình kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bao gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu;

b) Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu và xếp hạng nhà thầu (nếu có nhiều hơn 01 nhà thầu);

c) Trình kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu.

4. Thương thảo hợp đồng (nếu có) được thực hiện theo quy định tại Điều 45 của Nghị định này đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, cung cấp dịch vụ phi tư vấn áp dụng đấu thầu quốc tế, gói thầu hỗn hợp và gói thầu áp dụng đấu thầu hạn chế quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Đấu thầu.

5. Thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu và giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu theo yêu cầu của nhà thầu (nếu có).

6. Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng.

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 214/NĐ-CP “Căn cứ báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia, kết quả thương thảo hợp đồng (nếu có), tổ thẩm định thực hiện thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 136 của Nghị định này trước khi được chủ đầu tư phê duyệt.”

Do vậy, trong quá trình lựa chọn nhà thầu, Chủ đầu tư chọn áp dụng thương thảo hợp đồng và nội dung thương thảo hợp đồng được thực hiện sau khi có báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và trước khi thực hiện thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có), phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

6. Biên bản hoàn thiện hợp đồng thực hiện lúc nào?

Căn cứ quy định tại khoản 5 Điều 33 Nghị định số 214/NĐ-CP như sau:

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định tại điểm a khoản 1 và khoản 4 Điều 8 của Luật Đấu thầu; gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt. Nội dung thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu bao gồm:

a) Nội dung quy định tại khoản 3 Điều này;

b) Danh sách nhà thầu không được lựa chọn và tóm tắt về lý do không được lựa chọn của từng nhà thầu;

c) Kế hoạch hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Căn cứ quy định tại Điều 34 Nghị định số 214/NĐ-CP như sau:

Điều 34. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng

1. Chủ đầu tư mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện hợp đồng. Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, các bên tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có). Việc hoàn thiện hợp đồng được thực hiện trên cơ sở:

a) Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;

b) Kết quả lựa chọn nhà thầu được duyệt;

c) Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

d) Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

đ) Các nội dung cần được hoàn thiện trong hợp đồng.

2. Kết quả hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Trường hợp nhà thầu tự nguyện giảm giá thì giá hợp đồng là giá trị sau giảm giá.

Do vậy, trong quá trình lựa chọn nhà thầu nội dung hoàn thiện hợp đồng được thực hiện sau khi có quyết định phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

Riêng đối với quy trình chỉ định thầu rút gọn quy định tại Điều 80 Nghị định số 214/NĐ-CP như sau:

Điều 80. Quy trình chỉ định thầu rút gọn

……..

3. Chỉ định thầu rút gọn được thực hiện theo quy trình sau:

a. Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu:

Chủ đầu tư căn cứ vào mục tiêu, phạm vi công việc để chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chủ đầu tư dự kiến có khả năng thực hiện gói thầu; đối với gói thầu quy định tại điểm e khoản 2 Điều 78 của Nghị định này, chủ đầu tư gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó. Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác.

……………

b. Hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:

Trên cơ sở dự thảo hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng làm cơ sở phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá, bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả kinh tế; đối với gói thầu xây lắp thuộc trường hợp chỉ định thầu theo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 78 của Nghị định này, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá, bảo đảm tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu.

Do vậy, đối với quy trình chỉ định thầu rút gọn “Trên cơ sở dự thảo hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng làm cơ sở phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng”.

7. Biểu mẫu biên bản hoàn thiện hợp đồng

Biên bản hoàn thiện hợp đồng hiện chưa có mẫu theo quy định của pháp luật. Thông thường, các bên sẽ dùng luôn bản hợp đồng trong dự thảo hợp đồng và điều chỉnh lại cho phù hợp với gói thầu.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 202…

DỰ THẢO HỢP ĐỒNG

Hợp đồng số: ……..

Gói thầu: ……….. [Ghi tên gói thầu]

- Căn cứ ……… [Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày ngày 24 tháng 11 năm 2015];

- Căn cứ……… [Luật Đấu thầu số ……/……… ngày …../……./……..;

- Căn cứ Quyết định số …… ngày …tháng ….năm …. của ……. về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu ………….. [Ghi tên gói thầu] và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu số ….. ngày …. tháng …. năm ……… của ………..;

- Căn cứ biên bản thương thảo hợp đồng, hoàn thiện hợp đồng đã được Chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu ký ngày ……. tháng …… năm …………;

Chúng tôi, đại diện cho các bên ký hợp đồng, gồm có:

Chủ đầu tư (sau đây gọi là Bên A)

Tên chủ đầu tư [Ghi tên chủ đầu tư]:…Địa chỉ: ……Điện thoại: …Fax: …E-mail: …

Tài khoản: ………..

Mã số thuế: …………

Đại diện là ông/bà: ………

Chức vụ: …………

Giấy ủy quyền ký hợp đồng số …… ngày …. tháng … năm … (trường hợp được ủy quyền).

Nhà thầu (sau đây gọi là Bên B)

Tên nhà thầu [Ghi tên nhà thầu trúng thầu]: ……..

Địa chỉ: ………..Điện thoại: ……..Fax: …….

E-mail: ……….

Tài khoản: ……

Mã số thuế: ……..

Đại diện là ông/bà: ………..

Chức vụ: ………

Giấy ủy quyền số ….. ngày …… tháng …… năm ………. (trường hợp được ủy quyền) hoặc các tài liệu khác có liên quan.

Hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa với các nội dung sau:

Điều 1: Đối tượng hợp đồng

Đối tượng của hợp đồng là các hàng hóa được nêu tại phụ lục kèm theo

Điều 2. Thành phần hợp đồng

Thành phần hợp đồng và thứ tự ưu tiên pháp lý như sau:

1. Văn bản hợp đồng (kèm theo phụ lục)

2. Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có)

3. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

4. Các văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có)

5. Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu và các tài liệu bổ sung (nếu có)

6. Các tài liệu kèm theo khác (nếu có)

Điều 3: Trách nhiệm của Bên A

Bên A cam kết thanh toán cho Bên B theo giá hợp đồng và phương thức thanh toán nêu tại Điều 5 của hợp đồng này cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm khác được quy định trong hợp đồng

Điều 4. Trách nhiệm của Bên B

Bên B cam kết cung cấp cho Bên A đầy đủ các loại hàng hóa như nêu tại Điều 1 của hợp đồng này, đồng thời cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm được nêu trong hợp đồng

Điều 5. Giá hợp đồng và phương thức thanh toán

1. Giá hợp đồng: ……..

2. Phương thức thanh toán:

a) Hình thức thanh toán: tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản

b) Thời hạn thanh toán: …….. kể từ ngày hợp đồng được ký kết và phải có chứng từ thanh toán phù hợp

c) Số lần thanh toán: ……..

d) chứng từ thanh toán:…………

Điều 6: Loại hợp đồng: ………

Điều 7. Thời gian thực hiện hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng: …………….

Điều 8. Hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng

1. Việc hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

a) Thay đổi phương thức vận chuyển

b) Thay đổi địa điểm giao hàng

c) Thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng

d) Các nội dung khác (nếu có)

2. Bên A và Bên B sẽ tiến hành thương thảo để làm cơ sở ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng (nếu có)

Điều 9. Bảo đảm thực hiện hợp đồng

1. Bên B phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo các yêu cầu sau:

- Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng: ……..ngày trước khi ký hợp đồng

- Hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng: đặt cọc, ký quỹ hoặc thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính

- Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng: ………..% giá hợp đồng

- Hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng: kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực cho đến hết ngày …… tháng …. năm 20……

2. Bảo đảm thực hiện hợp đồng sẽ được trả cho Bên A khi Bên B không hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo hợp đồng làm phát sinh thiệt hại cho Bên A

3. Bên A phải hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng cho Bên B trong thời hạn ……. tháng

Điều 10. Chấm dứt hợp đồng

1. Bên A hoặc bên B có thể chấm dứt hợp đồng nếu một trong hai bên có vi phạm cơ bản về hợp đồng như sau

2. Bên B không thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung công việc theo hợp đồng trong thời hạn đã nêu trong hợp đồng hoặc trong khoảng thời gian đã được Bên A gia hạn

b) Bên B bị phá sản, giải thế

c) Các hành vi khác (nếu có)

3. Trong trường hợp Bên A chấm dứt hợp đồng theo điểm a khoản 1 Điều này, Bên A có thể ký hợp đồng với nhà cung cấp khác để thực hiện phần hợp đồng mà Bên B đã không thực hiện. Bên B sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho Bên A những chi phí vượt trội cho việc thực hiện phần hợp đồng này. Tuy nhiên, Bên B vẫn phải tiếp tục thực hiện và chịu trách nhiệm bảo hành phần hợp đồng đó

4. Trong trường hợp Bên A chấm dứt hợp đồng theo điểm b khoản 1 Điều này, Bên A không phải chịu bất cứ chi phí đền bù nào. Việc chấm dứt hợp đồng không làm mất đi quyền lợi của Bên A được hưởng theo quy định của hợp đồng và pháp luật

Điều 11. Tính hợp lệ của hàng hóa

Bên B phải nêu rõ xuất xứ của hàng hóa; ký mã hiệu; nhãn mác của sản phẩm và các tài liệu kèm theo để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa và phải tuân thủ các quy định về tiêu chuẩn hiện hành tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà hàng hóa có xuất xứ

Điều 12. Cung cấp, vận chuyển, kiểm tra và thử nghiệm hàng hóa

1. Bên B phải cung cấp hàng hóa và giao các tài liệu, chứng từ kèm theo theo tiến độ nêu trong hồ sơ yêu cầu

2. Yêu cầu về vận chuyển hàng hóa: nhẹ nhàng, cẩn thận

3. Bên A hoặc đại diện của Bên A có quyền kiểm tra, thử nghiệm hàng hóa được cung cấp để đảm bảo hàng hóa đó có đặc tính kỹ thuật phù hợp với yêu cầu của hợp đồng. Thời gian, địa điểm và cách thức tiến hành kiểm tra, thử nghiệm. Trường hợp hàng hóa không phù hợp với đặc tính kỹ thuật theo hợp đồng thì Bên A có quyền từ chối và Bên B phải có trách nhiệm thay thế hoặc tiến hành những điều chỉnh cần thiết để đáp ứng đúng các yêu cầu về đặc tính kỹ thuật. Trường hợp Bên B không có khả năng thay thế hay điều chỉnh các hàng hóa không phù hợp, Bên A có quyền tổ chức việc thay thế hay điều chỉnh nếu thấy cần thiết, mọi rủi ro và chi phí liên quan do Bên B chịu. Việc thực hiện kiểm tra, thử nghiệm hàng hóa của Bên A không dẫn đến miễn trừ nghĩa vụ bảo hành hay các nghĩa vụ khác theo hợp đồng của Bên B

Điều 13. Bản quyền và bảo hiểm hàng hóa

1. Bên B phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại phát sinh do việc khiếu nại của bên thứ ba về việc vi phạm bản quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến hàng hóa mà Bên B đã cung cấp cho Bên A

2. Hàng hóa do Bên B cung cấp phải được bảo hiểm đầy đủ để bù đắp những mất mát, tổn thất bất thường trong quá trình vận chuyển, lưu kho và giao hàng

Điều 14. Bảo hành

1. Bên B bảo đảm rằng hàng hóa được cung cấp theo hợp đồng là mới, chưa sử dụng, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn chế tạo và sẽ không có các khuyết tật nảy sinh dẫn đến bất lợi trong quá trình sử dụng hàng hóa

2. yêu cầu về bảo hành đối với hàng hóa

Điều 15. Giải quyết tranh chấp

1. Bên A và Bên B có trách nhiệm giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa hai bên thông qua thương lượng, hòa giải

2. Nếu tranh chấp không thể hòa giải được bằng thương lượng, hòa giải trong thời gian quy định kể từ ngày phát sinh tranh chấp thì bất kỳ bên nào cũng đều có thể yêu cầu đưa việc tranh chấp ra giải quyết theo cơ chế

Điều 16. Hiệu lực hợp đồng

1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký

2. Hợp đồng hết hiệu lực sau khi hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng theo luật định. Hợp đồng được lập thành 02 bộ, mỗi bên giữ 01 bộ có giá trị pháp lý như nhau.

8. Biên bản hoàn thiện hợp đồng do ai ký?

Biên bản hoàn thiện hợp đồng được ký giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Trường hợp gói thầu liên danh, tất cả thành viên liên danh phải ký hoặc có một văn bản thỏa thuận liên danh ủy quyền cho thành viên đứng đầu liên danh ký.